Dentro NEITCUS: la Economic Dashboard

Prima puntata della rubrica che seziona NEITCUS^® pezzo per pezzo. Ogni settimana una sezione, spiegata per quello che è: quali numeri contiene, come li calcola, dove finisce la contabilità e dove comincia l’intelligenza artificiale. Si parte dalla Economic Dashboard, che è la prima cosa che un imprenditore apre e l’ultima che dovrebbe smettere di guardare.

Perché cominciamo da qui

Chi entra in NEITCUS^® per la prima volta si trova davanti cinque dashboard operative e una serie di report, e la tentazione è di andare subito a cercare la cassa, perché la cassa è il punto dove fa male. Cominciamo invece dalla Economic Dashboard per un motivo preciso: la cassa racconta cosa è già successo ai tuoi soldi, mentre l’economia racconta perché è successo. Se il conto corrente si svuota puoi rincorrere gli incassi per mesi, ma se il problema sta nella struttura dei ricavi e dei costi lo rincorri per anni senza risolverlo, perché stai curando il sintomo e non la causa.

La Economic Dashboard risponde a una domanda sola, quella che ogni imprenditore si fa nel momento in cui chiude un mese buono di fatturato e non riesce a spiegarsi perché non è contento: l’azienda guadagna davvero, e se sì, dove.

A cosa serve la Economic Dashboard

Serve a trasformare il libro giornale in una diagnosi economica del periodo che scegli tu. E la parola importante è periodo, perché la prima cosa che compare in alto non è un numero ma un selettore con tre opzioni, anno, trimestre e mese, accanto al campo dell’anno di riferimento e a un pulsante che avvia il calcolo.

Questo dettaglio dice più di quanto sembri sul modo in cui è pensato lo strumento. NEITCUS^® non ti serve un cruscotto precotto che qualcuno ha deciso per te, ma esegue l’analisi quando la chiedi e sull’orizzonte che hai in mente in quel momento, perché la domanda dell’imprenditore a gennaio non è la stessa di settembre: a gennaio vuoi sapere com’è andato l’anno, a settembre vuoi sapere se il trimestre in corso sta rispettando le promesse. Cambiare il periodo e ricalcolare significa cambiare la domanda, e in pochi secondi hai una risposta diversa costruita sugli stessi dati.

Il calcolo attraversa tutti i movimenti del periodo, li classifica per centro di ricavo e centro di costo e produce dieci indicatori sintetici più undici blocchi di analisi grafica. Tutto quello che vedi da quel momento in poi discende da quel calcolo, compresa la valutazione dell’intelligenza artificiale, e questo è importante tenerlo a mente per capire cosa l’AI può dirti e cosa no.

I dieci numeri, raccontati in tre famiglie

Nella pagina i dieci indicatori appaiono come dieci schede affiancate, ognuna con la sua definizione richiamabile passando il mouse sull’icona. Elencarli in fila non aiuta a capirli, perché non sono dieci misure indipendenti ma tre famiglie di domande.

I numeri di volume

La prima famiglia dice quanto grande è stata l’azienda in quel periodo, e comprende i Ricavi Totali, cioè tutte le vendite e le prestazioni fatturate, i Costi Totali, e la Variazione anno su anno, che confronta i ricavi del periodo con lo stesso periodo dell’anno precedente e neutralizza così la stagionalità, perché confrontare novembre con agosto non ha senso in nessun settore.

Sono i numeri che tutti guardano e che da soli non dicono niente. Un più quaranta per cento di ricavi con i costi cresciuti del cinquanta è una notizia peggiore di una crescita piatta, e la Economic Dashboard è costruita esattamente per farti vedere questa differenza invece di nascondertela dietro un titolo trionfale.

La scala della redditività

La seconda famiglia è quella che conta, e va letta come una scala che si scende gradino per gradino, dove a ogni gradino togli una categoria di costi e vedi cosa rimane.

Il primo gradino è il Margine di Contribuzione, presente sia in valore assoluto sia in percentuale sui ricavi, e misura quanto resta dopo aver pagato solo i costi che esistono perché hai prodotto e venduto. Il secondo gradino è l’EBITDA, con il suo margine percentuale, e misura quanto resta dopo aver pagato tutta la macchina operativa, quindi anche il personale, gli affitti, le utenze e i servizi esterni, senza però considerare ammortamenti, oneri finanziari e imposte. Il terzo gradino è il Margine Netto, in valore e in percentuale, ed è l’unico numero che corrisponde a quanto l’azienda ha effettivamente guadagnato dopo tutto, tasse e interessi compresi.

L’interfaccia accompagna ogni gradino con le soglie di riferimento che usa per colorare le schede, e sono soglie dichiarate, non implicite: il Margine di Contribuzione percentuale è considerato sano sopra il trenta per cento e critico sotto il quindici, l’EBITDA Margin buono sopra il dieci per cento e ottimo sopra il venti per le PMI italiane, l’utile netto percentuale buono sopra il cinque per cento e ottimo sopra il dieci.

Il numero di sicurezza

La terza famiglia è composta da un solo indicatore, il Break-Even, cioè il fatturato minimo che serve a coprire tutti i costi fissi. Sotto quella cifra l’azienda perde soldi facendo il proprio lavoro, sopra quella cifra ogni euro di ricavo aggiuntivo contribuisce al risultato con la percentuale del Margine di Contribuzione. È il numero che ti dice quanta strada hai prima del muro, ed è anche l’unico dei dieci che risponde a una domanda sul futuro invece che sul passato.

Come sono calcolati

Qui bisogna essere precisi, perché è il punto in cui la maggior parte degli strumenti resta vaga e in cui il tuo commercialista e il tuo consulente possono darti due numeri diversi senza che nessuno dei due stia sbagliando.

Il Margine di Contribuzione in NEITCUS^® è definito come Ricavi Caratteristici meno Costi Variabili Totali. I Ricavi Caratteristici sono la somma di vendite, prestazioni e corrispettivi, con l’esclusione esplicita di plusvalenze, sopravvenienze attive e proventi finanziari, perché quei componenti non nascono dal tuo mestiere e sporcherebbero la misura della redditività industriale. I Costi Variabili Totali sono i costi diretti più i costi variabili indiretti, dove per variabili indiretti si intendono le provvigioni, i trasporti e il packaging, e per le aziende che tengono magazzino il calcolo incorpora la variazione delle rimanenze, arrivando così al costo del venduto e non alla somma degli acquisti. La percentuale è il rapporto tra il margine così ottenuto e i Ricavi Caratteristici, non i ricavi totali, che è una scelta metodologicamente corretta e che vale la pena conoscere.

L’EBITDA è calcolato come ricavi meno tutti i costi operativi, quindi diretti, indiretti, personale e oneri sociali, escludendo ammortamenti, interessi e imposte. Il Margine Netto è invece l’utile finale dopo ogni costo, imposte e oneri finanziari inclusi. La Variazione anno su anno è la differenza percentuale dei ricavi rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, e il Break-Even è la soglia di fatturato che copre integralmente i costi fissi.

Prendiamo una PMI manifatturiera con otto milioni di ricavi caratteristici, più sessantamila euro di plusvalenza incassata vendendo un macchinario vecchio, che nel calcolo del margine restano fuori. I costi variabili, tra materie prime, lavorazioni esterne, provvigioni agli agenti e trasporti, valgono quattro milioni e ottocentomila euro, quindi il Margine di Contribuzione è tre milioni e duecentomila euro, pari al quaranta per cento. Fin qui l’azienda sembra in ottima forma.

Poi arrivano i costi fissi: un milione e ottocentomila di personale con oneri, duecentosessantamila di affitti e utenze, trecentoquarantamila di servizi e consulenze, centottantamila di altri costi di struttura, per un totale di due milioni e cinquecentottantamila euro. L’EBITDA scende quindi a seicentoventimila euro, cioè il sette virgola otto per cento dei ricavi caratteristici. Togliendo duecentodiecimila euro di ammortamenti, novantamila di oneri finanziari e circa novantacinquemila di imposte, il Margine Netto si ferma a duecentoventicinquemila euro, il due virgola otto per cento.

Il ponte tra Margine di Contribuzione ed EBITDA

Questa è la domanda che ogni imprenditore fa la prima volta che vede i due numeri accostati, e ho voluto porla direttamente alla chat dell’intelligenza artificiale dentro la piattaforma per verificare come reagisse: perché il margine di contribuzione è altissimo e l’EBITDA molto più basso.

La risposta, nell’esempio appena visto, è che tra il quaranta per cento e il sette virgola otto per cento ci sono due milioni e cinquecentottantamila euro di costi fissi, ed è tutto lì il mestiere del controllo di gestione. Il Margine di Contribuzione ti dice quanto ogni vendita porta in dote alla struttura, l’EBITDA ti dice se quella dote basta a mantenerla. Un margine industriale eccellente con una struttura sproporzionata produce un’azienda che lavora tanto e guadagna poco, ed è la condizione in cui si trovano molte PMI che hanno cresciuto l’organico e le sedi inseguendo un fatturato che poi non è arrivato nella misura sperata.

Il break-even e il margine di sicurezza

Con gli stessi numeri il punto di pareggio si ottiene dividendo i costi fissi per la percentuale del Margine di Contribuzione, quindi due milioni e cinquecentottantamila diviso quaranta per cento, cioè sei milioni e quattrocentocinquantamila euro. L’azienda ne fattura otto, dunque ha un margine di sicurezza di un milione e cinquecentocinquantamila euro, il diciannove virgola quattro per cento.

Sembra tranquillizzante, e invece è il punto in cui vale la pena fermarsi a fare un conto che quasi nessuno fa. Se i ricavi calano del quindici per cento, scendendo a sei milioni e ottocentomila euro, il Margine di Contribuzione diventa due milioni e settecentoventimila e l’EBITDA crolla a centoquarantamila euro, perdendo il settantasette per cento. Un calo di quindici punti di fatturato brucia tre quarti della redditività operativa, e questo è l’effetto della leva operativa che nessun conto economico annuale ti mostra mai in modo comprensibile, mentre un break-even calcolato e aggiornato lo rende evidente prima che accada.

Sotto le card: dove i numeri diventano diagnosi

Scendendo nella pagina i dieci indicatori si aprono in undici blocchi di analisi, e la logica è sempre la stessa, portare il numero sintetico fino al livello in cui puoi agire.

L’andamento di ricavi e costi mostra le due curve sovrapposte nel periodo, e lo spazio tra le due linee è il margine operativo lordo che si allarga o si restringe mese per mese. Il dettaglio dei centri di ricavo e quello dei centri di costo sono due tabelle che per ogni voce riportano il valore, il peso percentuale sul totale, il confronto con il periodo precedente e il confronto con l’anno precedente, ed è qui che si vedono le cose scomode, per esempio un centro di costo che pesa il tredici per cento ma è cresciuto del centotrenta rispetto all’anno prima. Le due composizioni grafiche traducono gli stessi dati in distribuzioni, il breakdown dei ricavi mostra la concentrazione sui clienti principali e quindi il rischio commerciale, perché un primo cliente che vale il ventotto per cento del fatturato è una fragilità anche quando paga puntualmente, e il misuratore di crescita confronta l’andamento con un obiettivo del dieci per cento con quattro fasce di lettura, da eccellente sopra il novanta per cento del target fino a da migliorare sotto il sessanta.

Chiudono la pagina quattro analisi combinate, l’incrocio tra volumi e redditività percentuale, il confronto mensile con l’anno precedente, l’evoluzione dell’EBITDA con il suo margine e quella del Margine di Contribuzione, ciascuna con la propria nota di lettura che spiega cosa significa la forma della curva e non solo cosa contiene.

Cosa dice la legge, e cosa non dice

Va detto con chiarezza, perché è il genere di cosa su cui in giro si leggono molte imprecisioni. L’EBITDA e il Margine di Contribuzione non sono definiti da nessuna norma italiana: sono convenzioni di analisi, e questo è precisamente il motivo per cui due professionisti possono consegnarti due EBITDA diversi sullo stesso bilancio, includendo o escludendo a loro discrezione componenti non ricorrenti, canoni di leasing o costi capitalizzati. Sapere con che regola li calcola lo strumento che usi non è un dettaglio da tecnici, è la condizione per poterti fidare del numero.

Quello che la legge dice, e dice in modo vincolante, è che l’imprenditore che opera in forma societaria o collettiva ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale. È l’articolo 2086 comma 2 del codice civile, introdotto nel 2019, ed è la ragione per cui misurare la redditività con continuità non è un vezzo manageriale ma un obbligo dell’organo amministrativo, con le responsabilità che ne derivano.

Sul piano della classificazione, la struttura per centri di ricavo e centri di costo che la dashboard utilizza si appoggia alla logica dello schema di conto economico dell’articolo 2425 del codice civile, che distingue il valore della produzione dai costi della produzione e separa i proventi e oneri finanziari, ed è la stessa distinzione che permette di tenere le plusvalenze fuori dai ricavi caratteristici invece di confonderle con il fatturato.

Dove entra l’intelligenza artificiale

Fin qui abbiamo descritto un sistema di misurazione, ed è la parte che qualunque software di controllo di gestione fatto bene può offrire. La differenza comincia in fondo alla pagina, dove un pulsante propone di far valutare quei dati a NEITCUS^® AI.

La valutazione in sette blocchi

L’analisi che si apre è strutturata sempre nello stesso modo, e la struttura fissa è una garanzia, perché significa che non ricevi un testo diverso ogni volta a seconda dell’umore del modello. Si comincia con una sintesi economica che mette in fila i numeri chiave e li commenta l’uno alla luce dell’altro, per esempio segnalando che i ricavi sono cresciuti meno dei costi e che questo comprime la redditività operativa. Seguono i punti di forza e le criticità, ciascuna motivata con il dato che la genera, e poi le azioni prioritarie, che sono la parte più concreta perché ogni azione arriva con l’indicazione di come implementarla e quale beneficio attendersi.

Chiudono tre blocchi di valutazione: uno score di salute economica, un outlook predittivo accompagnato da un indice di confidenza e un benchmark settoriale che contestualizza i risultati rispetto ad aziende comparabili per settore, dimensione e area geografica.

Lo score di salute economica

Lo score è un punteggio da zero a cento, e la cosa che lo rende utile è che l’analisi dichiara come è composto: la marginalità pesa per il trenta per cento, i trend per il venticinque, l’efficienza operativa per il venticinque e la sostenibilità per il venti. Non è quindi un voto oracolare ma una media ponderata di quattro dimensioni, e questo ti permette di capire perché un’azienda con marginalità eccellente possa fermarsi a settantotto punti su cento, penalizzata dalla crescita dei costi di struttura e dalla volatilità dei ricavi.

Chi valuta uno strumento del genere, e vale sia per l’imprenditore che deve deciderne l’acquisto sia per chi lo guarda come investimento, dovrebbe fare esattamente questa domanda: mostrami come costruisci il punteggio. Un numero che non spiega da dove viene è un numero di cui non ti puoi fidare.

La chat: quando il cruscotto risponde

Sopra l’analisi c’è un campo di conversazione, con un limite dichiarato di lunghezza per ogni domanda e un numero definito di domande per sessione, e la nota che compare all’utente è chiara nel dire che le risposte si basano sui dati calcolati.

Questo vincolo è il punto tecnicamente più rilevante di tutta la dashboard. L’intelligenza artificiale non improvvisa e non attinge a conoscenze generiche per rispondere sui tuoi conti, ma ragiona sui numeri che il motore di calcolo ha appena prodotto dal tuo libro giornale. Quando ho chiesto perché il margine di contribuzione fosse così distante dall’EBITDA, la risposta ha ricostruito il ponte usando i pesi reali dei costi di quell’azienda, il personale al trenta virgola due per cento e i servizi esterni al cinquantatré virgola nove per cento del totale dei costi, e non con una spiegazione da manuale valida per chiunque.

È la differenza tra un cruscotto che espone e uno strumento che spiega, ed è anche la ragione per cui un imprenditore senza formazione finanziaria può usarlo davvero, perché la domanda che non osa fare al commercialista per non sembrare impreparato la può fare a NEITCUS^® quante volte vuole, ottenendo ogni volta una risposta costruita sui suoi numeri.

Cosa vedremo la prossima settimana

La Economic Dashboard dice se l’azienda guadagna. Non dice quando quei soldi arrivano sul conto, e come sa chiunque abbia gestito un’impresa sono due cose che possono divergere per mesi interi. Nella seconda puntata entriamo nella Financial Dashboard, quella dedicata alla gestione della cassa, dove il guadagno diventa liquidità oppure resta una promessa scritta in un bilancio.

Il fatturato è la domanda. La redditività è la risposta.